Rozliczanie kosztów

Fundacja może zwrócić koszty poniesione przez Podopiecznego lub Opiekuna albo opłacić wydatki bezpośrednio u sprzedawcy lub usługodawcy. Aby rozliczenie przebiegło sprawnie, prosimy o zapoznanie się z poniższymi zasadami.

OPŁACENIU ORAZ REFUNDACJI PODLEGAJĄ FAKTURY ZA WYDATKI MEDYCZNE I OKOŁOMEDYCZNE TAKIE JAK:

• Leki
• Koszty leczenia (wizyty, badania, zabiegi medyczne związane z orzeczoną niepełnosprawnością)
• Środki medyczne
• Rehabilitacja (stała, turnusy rehabilitacyjne)
• Sprzęt medyczny
• Koszty dojazdu do placówek medycznych i rehabilitacyjnych (z potwierdzeniem, że taka wizyta się odbyła – wypis, potwierdzenie odbycia wizyty)
• Koszty związane z utrzymaniem, ubezpieczeniem oraz naprawą sprzętu wspomagających słyszenie

1. Refundacja poniesionych kosztów

Jeśli zakup został opłacony przez Podopiecznego lub Opiekuna (gotówką, kartą lub przelewem), można ubiegać się o zwrot poniesionych wydatków.

Aby otrzymać refundację, należy przekazać do Fundacji:

• fakturę lub rachunek wystawione zgodnie z obowiązującymi zasadami,
• zestawienie kosztów,
• potwierdzenie zapłaty – jeśli na fakturze nie ma informacji, że została opłacona (np. adnotacji „zapłacono gotówką”, „zapłacono kartą”). Może to być np. potwierdzenie przelewu lub wyciąg z rachunku bankowego.

Po pozytywnej weryfikacji dokumentów środki zostaną przelane na konto Podopiecznego lub Opiekuna.

Ważne informacje

• Refundacji podlegają wyłącznie faktury i rachunki wystawione po podpisaniu umowy z Fundacją.
• Dokumenty przekazywane do refundacji nie mogą być starsze niż 12 miesięcy.
• Ze środków zgromadzonych na subkoncie można korzystać dopiero po uzyskaniu dodatniego salda, które pozwala pokryć dany wydatek.
• Minimalna kwota refundacji wynosi 100 zł.

2. Jak przygotować dokumenty do rozliczenia?

Każda faktura lub rachunek powinny:

• być wystawione na dane Podopiecznego (imię i nazwisko, adres oraz numer Podopiecznego nadany przez Fundację),
• być czytelne oraz nie zawierać skreśleń ani poprawek na pierwszej stronie,
• na odwrocie zawierać opis, czego dotyczył zakup lub usługa oraz w jaki sposób wydatek jest związany z potrzebami Podopiecznego,
• być podpisane zgodnie z formą ich przekazania:
  • w przypadku dokumentów składanych w wersji papierowej – wymagany jest własnoręczny (oryginalny) podpis,
  • w przypadku dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną – każdy dokument musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisany przy użyciu Profilu Zaufanego.

Opis oraz podpis powinny znaleźć się zarówno na fakturach, jak i na zestawieniu kosztów.

Pamiętaj: Fundacja może finansować wyłącznie wydatki związane z potrzebami Podopiecznego. Nie możemy refundować zakupów przeznaczonych dla innych członków rodziny.

3. Opłacenie faktury przez Fundację

Jeżeli faktura nie została jeszcze opłacona, możesz przesłać ją do Fundacji. Warunkiem dokonania płatności jest posiadanie odpowiednich środków na subkoncie Podopiecznego.

Po pozytywnej weryfikacji dokumentów Fundacja opłaci fakturę w terminie do 14 dni.

4. Płatność na podstawie faktury pro forma lub kosztorysu

Jeżeli Podopieczny lub Opiekun nie ma możliwości samodzielnego opłacenia zakupu, Fundacja może dokonać płatności bezpośrednio do sprzedawcy lub usługodawcy na podstawie faktury pro forma albo kosztorysu.

Dokument powinien zawierać:

• dane Podopiecznego,
• informację, czego dotyczy zakup lub usługa,
• prawidłowe dane do przelewu.

Po zrealizowaniu zakupu należy dostarczyć do Fundacji fakturę końcową potwierdzającą zakup w terminie 30 dni roboczych od daty jej wystawienia. Faktura musi spełniać wszystkie wymagania dotyczące dokumentów rozliczeniowych.

5. Ważne

Niedostarczenie wymaganych dokumentów rozliczeniowych może skutkować wstrzymaniem kolejnych płatności i refundacji do czasu wyjaśnienia sprawy oraz uzupełnienia braków.

6. Najczęstsze błędy

Aby uniknąć opóźnień w rozliczeniu lub konieczności uzupełniania dokumentów, przed ich wysłaniem sprawdź, czy:

• faktura lub rachunek zostały wystawione na dane Podopiecznego (imię i nazwisko, adres oraz numer Podopiecznego nadany przez Fundację),
• na odwrocie faktury oraz zestawienia kosztów znajduje się opis, czego dotyczy zakup lub usługa oraz w jaki sposób wydatek jest związany z potrzebami Podopiecznego,
• wszystkie dokumenty zostały prawidłowo podpisane:
  • w wersji papierowej – własnoręcznym (oryginalnym) podpisem,
  • w wersji elektronicznej – kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem złożonym za pomocą Profilu Zaufanego,
• dołączono zestawienie kosztów,
• w przypadku faktur bez informacji o sposobie zapłaty dołączono potwierdzenie dokonania płatności (np. potwierdzenie przelewu lub wyciąg z rachunku bankowego),
• faktury zostały przesłane w całości, są czytelne i nie zawierają brakujących stron,
• dokumenty nie są starsze niż 12 miesięcy,
• na subkoncie Podopiecznego znajdują się środki wystarczające do pokrycia wydatku.

Kompletne i prawidłowo przygotowane dokumenty pozwalają nam szybciej zweryfikować rozliczenie i sprawnie zrealizować refundację lub płatność.

Refundacja wydatków

Szczegółowe informacje dotyczące rozliczanych faktur znajdą Państwo w pliku ” Rozliczenie kosztów P-04″.
Pobierz druk: Procedura rozliczania kosztów P-04,

Wyślij do nas opłacone faktury, za które chcesz otrzymać zwrot wraz z drukiem Zestawienie kosztów.
Minimalna kwota refundacji to 100 zł.
Pobierz druk: ZESTAWIENIE KOSZTÓW